Cómo administrar el tiempo en el trabajo de una manera óptima

Administrar el tiempo en el trabajo es un ejercicio casi imprescindible para optimizar el rendimiento personal en cualquier actividad.

La administración del tiempo en el trabajo resulta de gran importancia para mantener el orden en las tareas u obligaciones diarias y evitar de este modo acumular asuntos pendientes que recargarán la rutina diaria. Además, administrar el tiempo en el trabajo ayuda a sacar mayor provecho de él, logrando metas y mejorando el rendimiento laboral.

Organización de actividades: uso de agenda

  • En la actualidad, la agenda es una herramienta fundamental para administrar el tiempo en el trabajo y organizar a su vez otros aspectos de la vida personal. Es recomendable usar un sistema propio en el cual queden claras las actividades que tienen prioridad o fechas de entrega estrictas y aquellas que pueden realizarse con más tiempo.
  • Este sistema podrá hacerse en base a colores, listas de prioridades, símbolos o diversas anotaciones. En algunos casos, además de la anotación de la actividad es conveniente agregar también el tiempo necesario para llevarla a cabo.

Organización de materiales

  • Para las actividades que requieren materiales especiales o trabajo previo a su realización, es fundamental contar con ellos en tiempo y forma para que nada retrase luego la labor propuesta.
  • Estos a su vez, deben estar organizados de forma tal que se puedan encontrar rápidamente, sobre todo si se trata de papeles o documentos que muchas veces se traspapelan.
  • Administrar el tiempo en el trabajo implica cumplir con un plan de acción previamente organizado el cual debe tener en cuenta, además, todos los elementos necesarios y la posibilidad de que surjan emergentes a último momento.

Logro de metas y autoevaluación

  • La efectividad es fundamental cuando se habla de administrar el tiempo en el trabajo, es decir, hacer que el tiempo que se tiene disponible rinda al máximo de acuerdo a las metas que se programaron para ese día, semana, mes o año.
  • Una vez que se avanza en el grado de responsabilidades que se adquieren en el ámbito laboral o que se van cumpliendo los objetivos a corto plazo, es fundamental que la persona pueda evaluar de forma crítica sus acciones, para determinar qué aspectos se deben perfeccionar y qué estrategias funcionan de manera más efectiva.
  • Esto permite estar en evolución permanente y optimizar cada vez más el tiempo del que se dispone. En el caso de que se disponga de tiempo libre, éste debería usarse para adelantar tareas de forma que no resulte un tiempo perdido, sino que, por el contrario, asegure un margen de tranquilidad para futuros imprevistos que puedan dificultar el cumplimiento del plan establecido para administrar el tiempo en el trabajo.