Cómo hacer un inventario de mercancías

Efectuar un inventario de los productos de una empresa es fundamental para mantener actualizado el valor de estos y para controlar las pérdidas por extravíos o robos.

Dependiendo del método para llevar a cabo un inventario que se utilice, se pueden emplear recursos excesivos a través de un proceso lento, o realizar una contabilización rápida y efectiva. Por ello es importante conocer los diferentes tipos que existen y escoger el más adecuado a la empresa concreta.

Qué es y para qué sirve

El inventario de una empresa es el conjunto de sus bienes destinados a la venta, incluyendo materias primas y productos semi-elaborados y terminados. Es parte de su activo circulante, pues se supone que puede ser enajenado dentro de un plazo de un año, en contraposición a los bienes inmovilizados, como edificios y maquinaria.

 

Realizar un inventario es, pues, “contar” dichas mercancías y valorarlas. ¿Para qué sirve? En primer lugar, para determinar su valor exacto, aspecto muy importante desde un punto de vista contable, pues puede significar una modificación de los balances que incida significativamente en las ganancias o las pérdidas.

 

Adicionalmente, permite controlar las pérdidas, por extravío, robo o errores administrativos, e implementar los correctivos que sean necesarios. Si esta pérdidas son excesivas, pueden igualmente modificar los beneficios de un negocio o causar demoras en los procesos de fabricación, por ejemplo.

Cómo hacerlo

La forma más antigua es el llamado inventario periódico. Consiste en realizar, cada cierto tiempo, normalmente una vez al año, un conteo de todos y cada uno de los bienes que lo integran. Puesto que es minucioso, en casos en los que hay una gran cantidad de bienes consume mucho tiempo y esfuerzo.

 

El otro sistema es el permanente, que consiste en conciliar las cuentas de inventario diariamente. En el pasado ello era posible sólo en empresas dedicadas a vender pocos productos y a precios altos, como las concesionarias de coches o de maquinaria, por ejemplo.

 

En la actualidad, los sistemas computarizados permiten utilizar este método en cualquier compañía, y es mucho más preciso y adecuado para saber el valor de dichos bienes en cualquier momento. No obstante, en este caso es un inventario “virtual” que requiere realizar periódicamente muestreos de las existencias físicas para detectar pérdidas materiales.