Cómo organizar y presentar el presupuesto de un evento

El presupuesto de un evento es la herramienta que nos ayuda a tener una visión más amplia de los recursos materiales y financieros que se requerirán para salir triunfantes al final de la celebración.

Es verdad que el éxito de un evento depende de su planificación por lo cual la manera en que se lleve a cabo el presupuesto tiene una influencia significativa en el desarrollo del mismo. Elaborarlo organizadamente es clave para disfrutar del momento y alejarse de las preocupaciones o contratiempos por la ausencia de algunos elementos.

Elementos para el evento

Primeramente, es importante contemplar todos los elementos que se relacionen con el evento. Todas las celebraciones tienen en común las invitaciones, alimentos y música. Sin embargo, dependiendo del tipo de festejo pueden utilizarse algunos extras como reconocimientos impresos, rifas, presentaciones o conferencias y esos detalles son los que no podemos dejar de lado en el presupuesto.

 

 

Una buena técnica para que no falte nada es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar paso a paso la celebración. Así desde la entrada ya es posible saber si se requerirá estacionamiento para la llegada, guardarropas, números en las mesas, meseros extras para las mesas más importantes, tipo de mobiliario o equipo de sonido y con ello tener una idea del presupuesto más exacta.

 

Composición de la carpeta de presupuesto

Es imprescindible contar con el respaldo de todas las cotizaciones que realicemos, para tener presentes las condiciones de pago y entrega de cada elemento. Eso permitirá contemplar en el presupuesto los anticipos y en todo caso, si algún proveedor nos fallara, tendríamos las demás opciones a la mano. También es importante guardar las tarjetas de contacto para casos de emergencia.

 

 

La mejor manera de presentar el presupuesto es colocar en una sola hoja todo el contenido, colocando en el encabezado el nombre y año del evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los artículos, cantidad, precio unitario y precio total. Es importante considerar que si se ha realizado el evento en años anteriores, es buena opción colocar un comparativo para ver las variaciones en los costos.