Consejos para escribir una carta formal de negocios.

Cuando escribimos una carta formal de negocios, además de expresar el mensaje deseado estamos estableciendo un vínculo en el que quedará plasmada nuestra buena imagen.

Cuando utilizamos el lenguaje en situaciones formales, ponemos en juego nuestra cortesía, diplomacia, capacidad de expresión y efectividad. Es por este motivo que en la elaboración de una carta formal de negocios debemos tener en cuenta todos los detalles concernientes a su preparación, ya que esta interacción será un reflejo de la buena imagen que queremos dar.

Pautas para la elaboración de una carta formal

  • En primer lugar debemos tener en cuenta que cada tipo de texto tiene su estructura determinada. En el caso de una carta formal de negocios, esta deberá ser elaborada en un procesador de textos, organizada en párrafos con un encabezamiento a la izquierda donde figuren los datos del receptor, cuyo nombre irá precedido del título profesional que le corresponda.

 

  • El propósito de la carta formal de negocios debe ser concreto y claro. Una vez establecido el saludo y la presentación de quien escribe, se pasará a detallar de forma resumida los motivos de la misma, todo esto dentro del primer párrafo.

 

  • En un segundo párrafo se puede ampliar algún punto ya mencionado o fundamentar el motivo de lo planteado anteriormente.

 

  • Siempre se debe mantener la distancia con el receptor utilizando la tercera persona y empleando un vocabulario técnico y preciso, vinculado directamente al tema en cuestión. De la misma forma, se cuidarán la sintaxis y ortografía. El emisor no debe mostrar evidencias de su estado de ánimo y debe evitar ser emocional en su discurso.

 

  • Una vez planteado el mensaje, cuidando siempre la extensión de este, se procede a despedirse con alguna fórmula de saludo ya establecida y se completa el pie de la carta con el nombre dejando espacio para la firma.

 

Cuándo recurrir a una carta formal de negocios

  • El uso de una carta formal de negocios se adscribe a todas aquellas situaciones laborales donde se busque dejar constancia de un mensaje formal entre miembros de igual o diferente estatus profesional.

 

  • Más allá de la relación existente entre los involucrados, siempre se deberá proceder con la formalidad requerida para así mantener con prudencia una buena imagen.